Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số?

Theo dõi chúng tôi trên

Chữ ký số là gì và doanh nghiệp có nên sử dụng chữ ký số không là những vấn đề mà nhiều tổ chức/cá nhân còn băn khoăn khi thành lập doanh nghiệp. Việt Nam đang hướng tới xu hướng chuyển đổi số và hội nhập kinh tế quốc tế. Bài viết dưới đây Thuế Quang Huy sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về chữ ký số mà doanh nghiệp cần biết.

I. Khái niệm chữ ký số là gì?

Chữ ký số còn được gọi là chứng thư số hoặc token là một thiết bị mã hóa dữ liệu và thông tin của công ty, được sử dụng để ký tất cả các loại tài liệu, bản sao và tài liệu kỹ thuật số được tạo ra thông qua các giao dịch điện tử hoặc Internet.

Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số:

“Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký số là gì?

Một chữ ký điện tử có thể được chia thành hai phần chính:

• Phần cứng – như USB (gọi là USB token), được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã PIN.
• Chứng thư số là một phần không thể tách rời của chữ ký số chứa toàn bộ dữ liệu được mã hóa của một công ty.

II. Chữ ký số có cấu tạo như thế nào?

RSA là một thuật toán mật mã hóa khóa công khai. Đây là thuật toán đầu tiên phù hợp với việc tạo ra chữ ký điện tử đồng thời với việc mã hóa. Nó đánh dấu một sự tiến bộ vượt bậc của lĩnh vực mật mã học trong việc sử dụng khóa công cộng. RSA đang được sử dụng phổ biến trong thương mại điện tử và được cho là đảm bảo an toàn với điều kiện độ dài khóa đủ lớn.

Chữ ký số dựa trên công nghệ RSA bao gồm một cặp khóa (công khai và riêng tư) được mã hóa từ một hệ thống mật mã bất đối xứng. Trong đó:

III. Đối tượng nào bắt buộc sử dụng chữ ký số?

Chữ ký số của tổ chức

Chữ ký số của cá nhân trong tổ chức

Chữ ký số của cá nhân

IV. Chữ ký số có đặc điểm gì?

• Khả năng nhận dạng nguồn gốc: Danh tính của chủ sở hữu chữ ký số có thể được xác minh thông qua chứng thư số của một người, tổ chức hoặc công ty.
• Tính bảo mật cao: Chữ ký số có 2 lớp mã hóa đảm bảo tính bảo mật và tránh bị hacker đánh cắp.
• Tính toàn vẹn: Chỉ người nhận văn bản/tài liệu được ký số mới có thể mở văn bản/tài liệu đó. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản trong môi trường/tài liệu điện tử.
• Tinh không thể phủ nhận: Chữ ký số không thể bị xóa hoặc thay thế.

Chữ ký số có đặc điểm bảo mật cao.

V. Quy trình hoạt động của chữ ký số

• Thông tin do các cá nhân và tổ chức nắm giữ được mã hóa bằng khóa riêng để bảo mật. Mã khóa công khai là thứ cho phép người dùng đăng nhập vào thiết bị máy tính để ký số.
• Nếu khóa công khai khớp với khóa cá nhân thì một cá nhân hoặc tổ chức có thể sử dụng một thiết bị vật lý gọi là chữ ký số USB Token.
• Khi người dùng ký một tài liệu bằng chữ ký số USB Token thì chữ ký này được gọi là chữ ký điện tử.

Quy trình hoạt động của chữ ký số.

VI. Quy định giá trị pháp lý của chữ ký số

Nội dung Điều 8 Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:

1, Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2, Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
3, Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

VII. So sánh chữ ký số và chứng thư số

Chứng chỉ số về cơ bản là một phần được mã hóa của chữ ký số có chứa thông tin nhận dạng để xác minh cá nhân hoặc công ty nào là người sử dụng chữ ký số.

Nội dung chứng thư số của công ty bao gồm các thông tin cơ bản sau:

VIII. Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký viết tay của mỗi người và con dấu của công ty/tổ chức trong các giao dịch điện tử trực tuyến và các thủ tục hành chính của công ty. Ví dụ. :

Chữ ký số dùng cho cá nhân

• Mã hóa dữ liệu, bảo mật thông tin an toàn
• Kê khai và hoàn thiện hồ sơ thuế thu nhập cá nhân
• Ngân hàng và tín dụng
• Chứng khoán điện tử
• Mua sắm trực tuyến
• Mua bán, thanh toán trực tuyến
• Ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc của doanh nghiệp
• Ký email, ký văn bản điện tử…

Chữ ký số trong doanh nghiệp/tổ chức

• Khai thuế điện tử
• Hóa đơn điện tử
• Khai hồ sơ BHXH điện tử
• Báo cáo thống kê điện tử
• Nộp thuế điện tử
• Dịch vụ tài chính quốc gia
• Hải quan điện tử
• Ngân hàng trực tuyến
• Đăng ký kinh doanh
• Mua bán, thanh toán trực tuyến, thương mại điện tử B2B
• Ký hợp đồng lao động, hợp đồng kinh doanh, văn bản điện tử
• Các chứng từ liên quan đến xử lý nội bộ như phiếu gửi, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quản trị…

Chữ ký số cho cá nhân thuộc tổ chức

Các giao dịch thương mại trong hoặc thay mặt cho một tổ chức, nếu được phép, để thực hiện các giao dịch bên ngoài:

• Công việc nội bộ: ký văn bản điện tử, email, đăng nhập vào hệ thống bảo mật của công ty. Ký các chứng từ giao dịch nội bộ như giấy trả trước, phiếu thu, phiếu đặt cọc…
• Các giao dịch được tổ chức ủy quyền: thương mại điện tử/thanh toán, ký chứng từ điện tử, ngân hàng điện tử…

– Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số như một nghĩa vụ đồng ý với các điều khoản của một văn bản, hợp đồng, văn bản hay nội dung/tin nhắn giao dịch điện tử. Chữ ký điện tử đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu đối với thông điệp nội dung của tài liệu đã ký.

– Việc sử dụng chữ ký số hỗ trợ quá trình trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức, cá nhân được nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính pháp lý.

Chữ ký số được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực.

IX. Chữ ký số có lợi ích gì?

Tiết kiệm thời gian và công sức bởi thời gian giao dịch được rút ngắn

Thay vì tốn thời gian và công sức in ấn văn bản giấy, chờ đợi tài liệu đến, gặp trực tiếp đối tác, đến các cơ quan chính phủ để hoàn thành các thủ tục, và viết tay vào các giao dịch… thì Chữ ký điện tử đã giúp người loại bỏ mọi khuyết điểm này.

Chữ ký số giúp đẩy nhanh các thao tác, giao dịch hành chính như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị. Người dùng có thể dễ dàng ký và gửi tài liệu qua Internet mà không cần ở văn phòng hoặc gặp đối tác cá nhân. Ngoài ra, chữ ký số từ xa còn cho phép người dùng ký nhiều văn bản cùng lúc, thiết lập luồng chữ ký, phân quyền xem và ký cho các bộ phận, đối tượng cụ thể…

Tiết kiệm chi phí hiệu quả

Với xu hướng công nghệ mới, nhu cầu số hóa việc ký và lưu trữ các văn bản, tài liệu của tổ chức/công ty ngày càng tăng. Như vậy, doanh nghiệp/tổ chức không còn phải chịu chi phí in ấn, phát hành, quản lý và lưu trữ hợp đồng, văn bản giấy tờ theo cách truyền thống. Ngày nay, mọi hoạt động ký kết, lưu trữ chứng từ, văn bản, hợp đồng, báo cáo toán học,… đều được số hóa nhanh chóng bằng chữ ký số.

Đảm bảo tuyệt đối bảo mật thông tin an toàn

Chữ ký số sử dụng các kỹ thuật mã hóa công nghệ cao giúp thông tin người dùng không bị xâm phạm. Đồng thời bảo mật thông tin trên các văn bản, thỏa thuận đã ký khi chỉ người nhận mới có thể mở văn bản, tài liệu đã ký điện tử mà không chịu sự tác động của bên thứ ba.

Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức, công ty. Vì vậy, trong các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký điện tử được coi là cơ sở để xác nhận giá trị và tính minh bạch của văn bản/văn bản. Trong trường hợp có tranh chấp, các bên tham gia chữ ký số phải thực hiện quyền và nghĩa vụ liên quan đến nội dung/thông điệp của văn bản được ký số. Điều này tương đương với một tài liệu giấy viết tay hoặc niêm phong.

Loại bỏ khả năng giả mạo chữ ký của chủ thể

Chữ ký viết tay rất có thể bị giả mạo (55-70%), nhưng chữ ký số gần như không thể giả mạo.

Giúp xác định tính đầy đủ và nguồn gốc của tài liệu

Chữ ký số cho phép xác định được danh tính của người ký mà vẫn đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản gốc. Không thể thay đổi hoặc chỉnh sửa văn bản/tài liệu sau khi đã được ký điện tử. Nếu một văn bản/tài liệu được ký điện tử, nhưng có thể bị thay đổi làm mất hiệu lực dữ liệu, thì văn bản/tài liệu đó không có giá trị thương mại.

Lợi ích mà chữ ký số mang lại.

X. Chữ ký số gồm những loại gì?

1. Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB token là loại chữ ký số truyền thống được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Là một loại chữ ký điện tử yêu cầu sử dụng một thiết bị phần cứng tích hợp là USB token (dùng để lưu trữ dữ liệu, thông tin đã được mã hóa của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân). Người dùng khi ký số bằng Chữ ký số USB Token phải kết nối thẻ nhớ USB với máy tính để thực hiện chữ ký điện tử của tài liệu.

Chữ ký số USB Token.

2. Chữ ký số Smartcard

Chữ ký số Smart Card là một loại chữ ký số được cấu hình sẵn trên SIM, được các nhà mạng nghiên cứu và phát triển nhằm giúp người dùng thao tác nhanh chóng trên thiết bị di động của mình.

Những loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế khi phải phụ thuộc vào sim của nhà mạng. Nếu người dùng sử dụng sim ngoài vùng phủ sóng hoặc có nhu cầu đi quốc tế thì chữ ký số không thể thực hiện được.

Chữ ký số Smartcard.

3. Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM là loại chữ ký điện tử sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ các cặp khóa điện tử và các giao thức mạng để gửi, nhận và xử lý các lệnh được ký.

HSM (Hardware Security Module) là thiết bị vật lý được sử dụng để quản lý và bảo vệ các cặp khóa chứng chỉ số cho các ứng dụng mật mã và xác thực mạnh. HSM có thể ở dạng thẻ PCI cắm vào máy tính của bạn hoặc có thể ở dạng thiết bị phần cứng độc lập có kết nối mạng.

Chữ ký số HSM.

4. Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa là một loại chữ ký số mới hay còn được gọi với các tên khác như chữ ký số không dùng USB token, chữ ký số không USB, chữ ký số di động, chữ ký số trực tuyến… và được coi là loại chữ ký số mới là loại chữ ký điện tử công nghệ, tính năng và khả năng ứng dụng mạnh mẽ nhất.

Chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ dựa trên đám mây để ký số. Khắc phục các nhược điểm của chữ ký số USB token, cho phép người dùng chữ ký số mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị điện tử (di động, PC, máy tính bảng,…) mà không cần phụ thuộc vào các thiết bị phần cứng.

Chữ ký số từ xa.

XI. Thông tin cần có trong chữ ký số

1. Chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp là thiết bị lưu trữ dữ liệu, thông tin mã hóa của doanh nghiệp và được dùng để xác thực các văn bản, tài liệu điện tử được thực hiện trong các giao dịch, bản dịch điện tử qua Internet thay cho chữ ký của doanh nghiệp đó.

Thông tin có trong Chữ ký số doanh nghiệp bao gồm:

• Tên công ty bao gồm: mã số thuế, tên công ty….
• Số chứng thư số (số sê-ri)
• Thời hạn còn hiệu lực của chứng thư số
• Tên cơ quan chứng thực chữ ký số
• Chữ ký số của cơ quan chứng thực chữ ký số
• Văn bản giới hạn mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư điện tử
• Giới hạn trách nhiệm đối với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Các nội dung cần thiết khác theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Chữ ký số cá nhân 

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử tương đương với chữ ký viết tay của mỗi người. Để sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với nhà cung cấp chữ ký số.

Chứng thư số cá nhân xác thực danh tính người ký và có giá trị như CMND/CCCD của mỗi cá nhân, giải quyết các vấn đề về giao dịch của cá nhân trên môi trường Internet.

Chữ ký số của một người được sử dụng để xác minh danh tính của người ký khi:

• Ký các tài liệu điện tử như hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn…
• Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, internet banking, mobile banking, mua bán chứng khoán, mua bán hàng hóa trực tuyến…

Nội dung xuất hiện trong chữ ký điện tử của một người bao gồm:

• Tên người là chủ thể của chứng thư số này
• Tên công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp chứng thư số.

XII. Mua chữ ký số ở đâu? giá chữ ký số bao nhiêu?

Hiện nay có hơn 15 tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như VIETTEL, VNPT, FPT, BKAV, VINA, NEWTEL, SAFE-CA… tuy chữ số của nhà cung cấp nào cũng đều tốt, chức năng thì giống nhau. Sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ tốt (hay còn gọi là Đại lý Chữ ký số/CTV) là rất quan trọng. Có hai yếu tố cần xem xét khi chọn đại lý chữ ký số:

• Về giá chữ ký số: Trên thị trường có nhiều nhà cung cấp cạnh tranh không lành mạnh, thường đưa ra giá chữ ký số thấp hơn so với các nhà cung cấp khác kèm theo nhiều ưu đãi như miễn phí 500 số thanh toán, phần mềm an sinh xã hội… Chúng tôi bán các gói dịch vụ chữ ký số cho doanh nghiệp.
• Về dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng: Các vấn đề thường phát sinh vào cuối mỗi quý, cuối năm, khai thuế, nộp thuế, BHXH, thông quan điện tử… Đại lý/CTV rao bán chữ ký số, giúp giải quyết sự cố, đem con bỏ chợ?

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kế toán và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, Thuế Quang Huy tự hào là đơn vị cung cấp chữ ký số an toàn dữ liệu đối với người dùng được nhiều khách hàng đánh giá tốt. Đảm bảo mức độ an toàn cao hơn về an ninh. Không chỉ vậy, nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng chữ ký số đều được Thuế Quang Huy xử lý rất nhanh chóng.

Chữ ký số.

XIII. Những câu hỏi thường gặp

Chữ ký số gồm những thông tin gì?

Chữ ký số bao gồm các thông tin liên quan như tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, thông tin công ty như mã số thuế, tên công ty, mã số công ty, chứng thư số, thời hạn hiệu lực, kỳ công bố, khóa công khai…

Sử dụng chữ ký số có an toàn không?

Chữ ký số là thiết bị đảm bảo an toàn và chính xác, có tính bảo mật cao và toàn vẹn dữ liệu cao nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng. Là bằng chứng chứng minh từ chối trách nhiệm đối với nội dung đã ký và giúp các cá nhân/cơ quan/tổ chức cảm thấy an toàn hơn trong các giao dịch điện tử.

Chữ ký số có phải bắt buộc sử dụng không?

Ngay sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, công ty phải làm thủ tục khai thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. Vì thế sử dụng chữ ký điện tử là điều bắt buộc mới có thể thực hiện các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Chữ ký số có giá trị pháp lý không? 

Theo Điều 24 Luật Giao dịch điện tử quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số thì nó có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, để một chữ ký điện tử được coi là hợp pháp, nó phải được bảo mật hoàn toàn trong một số điều kiện nhất định.

Mong những chia sẻ mà Thuế Quang Huy đã đề cập ở trên bài viết sẽ giúp bạn hiểu được phần nào về chữ ký là gì, lợi ích mà nó mang lại cũng như có các loại chữ ký số nào. Nếu các bạn vẫn còn có vấn đề thắc mắc có thể liên hệ ngay đến với Thuế Quang Huy để được tư vấn miễn phí cũng như có thể tham khảo thêm các dịch vụ khác của chúng tôi.