Hình thức đăng ký kinh doanh qua mạng mang lại nhiều sự tiện lợi cho các doanh nghiệp. Vì vậy, hiện nay nó trở nên khá phổ biến và được đa số doanh nghiệp lựa chọn. Để giúp bạn hiểu chi tiết về quá trình đăng ký, trong bài viết này Thuế Quang Huy sẽ trình bày chi tiết mọi thông tin về cách đăng ký cũng như các điều kiện hợp lệ để nộp hồ sơ và những hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký kinh doanh qua mạng.
“1. Đăng ký kinh doanh qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.”
Quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng điện tử mang đến giải pháp về việc đơn giản hóa các thủ tục đăng ký kinh doanh. Đăng ký kinh doanh qua mạng luôn đáp ứng được tính minh bạch, chính xác, hệ thống xử lý dữ liệu tiên tiến và nhanh chóng. Không chỉ vậy, nó giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và đặc biệt tiện lợi trong các trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thành lập chi nhánh, địa chỉ văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh trên địa bàn khác tỉnh với trụ sở chính công ty. Đồng thời, tình trạng thất lạc giấy tờ, sai sót trước đây hoàn toàn được khắc phục.
Nhà đầu tư có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau đây để đăng ký kinh doanh trực tuyến:
2.1 Đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
Tài khoản đăng ký kinh doanh được lập trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, và được cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp.
Một tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một người. Cá nhân nhận tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đã đăng ký.
2.2 Đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng để thay thế chữ ký truyền thống và thiết kế con dấu trong các tài liệu của cơ quan và tổ chức.
Khi đăng ký công ty bằng biểu mẫu này, công ty phải gửi tài liệu điện tử (ở định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”) thông qua cổng thông tin đăng ký công ty thay vì nộp bản giấy.
3. Điều kiện hợp lệ để nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng
Đăng ký thành lập doanh nghiệp Online cũng cần đáp ứng được các điều kiện hợp lệ về các thông tin, hồ sơ đăng ký. Cụ thể, theo nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng sẽ được chấp nhận trong trường hợp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau đây:
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ được yêu cầu, nội dung kê khai trên phải đầy đủ như hồ sơ bằng bản giấy.
Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, nếu cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định.
Toàn bộ thông tin kê khai trên cổng thông tin quốc gia cần khớp với bản cứng và bao gồm các thông tin: Số điện thoại, email của người trực tiếp nộp hồ sơ.
Hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu cho việc thực hiện ủy quyền theo quy định.
4. Hồ sơ đăng ký kinh doanh online gồm những gì?
Theo Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng cần chuẩn bị còn tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp được doanh nghiệp đăng ký.
Trường hợp doanh nghiệp chọn hình thức đăng ký kinh doanh qua mạng bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh thì phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giấy, ký tên và scan bằng file PDF để tải lên hệ thống.
Trường hợp doanh nghiệp chọn hình thức đăng ký kinh doanh qua mạng bằng chữ kỹ số thì toàn bộ các giấy tờ nêu trên phải là văn bản điện tử (định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”).
Cụ thể theo bảng sau đây:
Loại hình doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký kinh doanh online
Doanh nghiệp tư nhân
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
Công ty hợp danh
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Danh sách thành viên.
– Bản sao các giấy tờ:
+ Giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Danh sách thành viên (công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (công ty cổ phần).
– Bản sao các giấy tờ:
+ Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
+ Giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông tổ chức đầu tư nước ngoài và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
– Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Bản sao các giấy tờ:
+ Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
+ Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu công ty; giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
5. Các bước đăng ký kinh doanh qua mạng
Trước khi thực hiện các bước đăng ký kinh doanh qua mạng, doanh nghiệp cần đăng ký một tài khoản hợp lệ trên website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh sau 1 ngày khi tài khoản được kích hoạt thành công.
Hình ảnh giao diện Website đăng ký kinh doanh qua mạng.
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu từ website. Đảm bảo khai thông tin chính xác.
Bước 3: Nhập thông tin hoàn tất, bạn thực hiện đăng ký và đợi trong vòng 1 ngày. Nếu mọi thông tin hợp lệ, Sở kế hoạch và đầu tư sẽ gửi thông báo xác nhận đăng ký tài khoản thành công. Doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp ngay sau khi nhận được thông báo xác nhận.
Hình ảnh mô tả bước nhập thông tin.
Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ, bạn cần thực hiện “Gán chữ ký số” khi đăng ký tài khoản.
Sau khi tạo tài khoản đăng ký kinh doanh hoàn tất, bạn tiếp tục thực hiện đăng ký kinh doanh qua mạng theo hướng dẫn đăng ký thành lập công ty qua mạng như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Những hồ sơ cần chuẩn bị tùy vào loại hình doanh nghiệp được doanh nghiệp đăng ký đã được liệt kê toàn bộ tại Mục 3 của bài viết. Toàn bộ các thông tin trên được lấy từ Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và các thành viên/cổ đông và người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền phải ký tên trên hồ sơ bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.
Nắm rõ các thông tin giúp việc đăng ký trở nên chính xác và rõ ràng, giảm thiểu thời gian chờ đợi do sai sót.
Bước 2: Tạo hồ sơ trên website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Tiếp tục chọn phương thức nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Chọn hình thức “Đăng ký trực tuyến”, tiếp tục chọn loại hình doanh nghiệp muốn thành lập và kê khai toàn bộ thông tin được yêu cầu đúng như hồ sơ bản cứng đã chuẩn bị trước đó.
Chọn loại đăng ký trực tuyến.
Trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, người đăng ký cần nhập mã số thuế của doanh nghiệp đó, tiếp tục chọn loại hình thay đổi tương ứng và kê khai lại các thông tin khớp với hồ sơ bản cứng đã chuẩn bị trước đó.
Bước 3: Chọn danh mục tài liệu đính kèm
Chọn danh mục tài liệu đính kèm.
Doanh nghiệp chọn và lọc ra các mục tài liệu cần nộp theo nội dung được yêu cầu. Sau đó kiểm tra lại một lần nữa và chọn “Xác nhận thông tin đã đăng ký”.
Bước 4: Scan và tải tài liệu đính kèm
Tài liệu đính kèm hoặc văn bản điện tử chỉ sử dụng một trong các định dạng: “.doc”,“.docx” ,“.pdf’. Người đăng ký thực hiện tải giấy tờ, tài liệu theo quy định của hồ sơ. Văn bản điện tử là văn bản được số hóa từ văn bản giấy, đảm bảo tính chính xác và khớp với nội dung kê khai trên văn bản giấy.
Đính kèm tài liệu.
Bước 5: Ký và nộp hồ sơ
Sau khi hoàn tất việc kê khai thông tin hồ sơ theo từng mục và tài đầy đủ tài liệu đính kèm lên hệ thống, người nộp hồ sơ tiến hành ký xác nhận và nộp hồ sơ qua mạng.
Đăng ký và tiến hành nộp hồ sơ.
6. Những câu hỏi thường gặp
Điều kiện được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh?
Kê khai đầy đủ, chính xác những thông tin bắt buộc.
Gừi kèm bản điện tử các Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ.
Thẻ căn cước công dân hoặc CMND, hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
Hộ chiếu nước ngoài hoặc những giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Tại sao không đăng nhập vào Hệ thống đăng ký kinh doanh qua mạng với tài khoản đăng ký?
Người dùng không thể đăng nhập vào Hệ thống trong các trường hợp sau:
Tài khoản đang đăng ký: tài khoản mới tạo chưa kích hoạt, bạn cần kiểm tra lại email đã đăng ký để kích hoạt tài khoản.
Tài khoản bị khoá sau khi người sử dụng nhập sai mật khẩu quá 4 lần và bạn cần đặt lại mật khẩu.
Doanh nghiệp có được nhận biên lai phí, lệ phí khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh online?
Sau khi nộp hồ sơ đăng ký công ty qua cổng điện tử, công ty hoặc người thành lập công ty liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố nơi xử lý các hồ sơ để được cấp biên lai phí, lệ phí theo những quy định.
Như vậy là Thuế Quang Huy đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách đăng ký kinh doanh qua mạng. Nếu bạn còn chưa nắm rõ thông tin ở bất kỳ bước nào hãy liên hệ với Thuế Quang Huy để được hỗ trợ nhé!
Đánh giá bài viết
Công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế Và Cung Ứng Lao Động Quang Huy
Địa chỉ: 392 Nguyễn Thị Đặng, Khu phố 1, Phường Hiệp Thành, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
Ông Lưu Văn Tuấn là CEO của Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Thuế và Cung ứng lao động Quang Huy. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế, ông Tuấn là một chuyên gia tư vấn cho doanh nghiệp các giải pháp tốt nhất về kế toán - thuế, tài chính.
