Những việc cần làm khi thành lập công ty mới

Theo dõi chúng tôi trên

Ngay sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty mới thành lập cần thực hiện những thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết tất cả thủ tục cần thực hiện là gì! Vậy công ty mới thành lập cần làm những gì ngay bây giờ Thuế Quang Huy sẽ giúp bạn tìm hiểu.

1. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Việc nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu vô cùng quan trọng. Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện kịp thời, có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và phạt. Những hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng;
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán;
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ);
• Tờ khai lệ phí môn bài (có thể nộp qua mạng);
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử.

Hồ sơ kê khai Thuế ban đầu được nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế tại Tỉnh doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Trong đó, tờ khai thuế môn bài được đánh giá là quan trọng nhất. Hạn chót nộp lệ phí môn bài là ngày 30/1 năm sau sau 1 năm thành lập của doanh nghiệp. Dưới đây là bảng mức phạt tương ứng với số ngày nộp chậm.

Lưu ý: Để giảm bớt hồ sơ và thủ tục liên quan đến thuế, Thuế Quang Huy sẽ đăng ký ngày bắt đầu hoạt động của doanh nghiệp là ngày đầu của tháng sau, ngay cả khi doanh nghiệp thành lập vào những ngày cuối tháng.

2. Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng

Tiếp đến, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng. Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính, những hóa đơn đầu tiên có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng bắt buộc phải chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT. Do vậy, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để giao dịch với khách hàng.

Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng.

Tối đa 10 ngày kể từ ngày đăng ký thành công tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong đó, có 3 ngân hàng lớn có mức uy tín cao và có các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp là: Vietcombank, Vietinbank và UOB.

Lưu ý: Một tài khoản ngân hàng chỉ sử dụng cho duy nhất 1 doanh nghiệp. Tuy nhiên, một doanh nghiệp có thể cùng lúc mở nhiều tài khoản ngân hàng.

3. Mua chữ ký số

Chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó có tên gọi khác là token và được xem như công cụ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện mọi thủ tục, hồ sơ qua mạng một cách hợp pháp theo quy định của pháp luật. Một số thủ tục phổ biến như: Giao dịch qua ngân hàng, ký hợp đồng online,…..

Chữ ký số giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các giao dịch online.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các đơn vị cung cấp nổi tiếng uy tín hiện nay như: Viettel, BKAV, Vina, CK,…. sau đó cần đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế và được xác nhận một lần nữa bởi ngân hàng.

Lưu ý: Một doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ ký số.

4. Treo bảng hiệu công ty

Yêu cầu treo bảng hiệu công ty ngay sau khi doanh nghiệp thành lập đã được quy định trong Luật doanh nghiệp 2014. Trong đó, tên doanh nghiệp trên bảng hiệu phải được viết hoa, gắn biển tại mọi cơ sở của doanh nghiệp bao gồm: Trụ sở chính, chi nhánh và văn phòng đại diện.

Treo bảng hiệu công ty.

Theo điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp nếu không treo bảng hiệu đúng quy định phải chịu mức phạt từ 10 – 15 triệu đồng, nặng hơn sẽ bị khóa mã số thuế. Tuy nhiên, khi sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói tại Quang Huy, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng in và gắn bảng hiệu theo đúng quy định của Pháp luật.

Điều 34. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

…

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông;
c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

5. Đăng ký sử dụng hóa đơn

Tùy vào trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, sẽ có thủ tục tương ứng để gửi lên cơ quan thuế trực tiếp như sau:

• Hóa đơn giấy: Sau khi làm thủ tục đặt in hóa đơn GTGT, được sự đồng ý từ cơ quan thuế trực tiếp quản lý, doanh nghiệp mới tiến hành liên hệ đơn vị in hóa đơn và phát hành.
• Hóa đơn điện tử: Sau khi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được duyệt (khoảng 2 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ), hóa đơn xuất ra mới có giá trị sử dụng.

Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử.

Hồ sơ làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn;
• Thông báo phát hành hóa đơn;
• Hóa đơn mẫu.

Sau khi làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hạng mục sau đây để thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

• Chữ ký số (token);
• Phần mềm HTKK để làm hóa đơn điện tử;
• Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu scan đính kèm file word để nộp qua mạng

6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn

Trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, sẽ có thông tin về các giấy phép, chứng chỉ và vốn cần bổ sung theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp sẽ cần bổ sung nhanh chóng để tránh bị xử phạt.

Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn.

Đối với loại hình công ty cổ phần, doanh nghiệp phải góp vốn trong thời hạn quy định là 90 ngày kể từ ngày nhận giấy phép kinh doanh. Nếu trong thời gian này không góp đủ vốn như đã cam kết, doanh nghiệp cần thực hiện làm thủ tục giảm vốn điều lệ.

7. Tham gia bảo hiểm cho người lao động và các vấn đề về thuế

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng chính thức, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH và BHYT  (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020
• Danh sách các lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).

Tham gia bảo hiểm cho người lao động và các vấn đề về thuế.

Vấn đề liên quan đến thuế:

• Doanh nghiệp cần chú ý tới các loại thuế gồm có: Thuế GTGT và Thuế TNCN hàng quý, báo cáo quyết toán cuối năm và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng nhiều loại thuế khác được yêu cầu theo pháp luật hiện hành.
• Doanh nghiệp cần kê khai thuế và nộp thuế theo đúng quy định để tránh tình trạng nộp muộn bị xử phạt hoặc bị khóa mã số thuế.

8. Khai thuế giá trị gia tăng

Khai thuế giá trị gia tăng theo 2 phương thức.

Việc khai thuế giá trị gia tăng có thể nộp theo 2 phương thức bao gồm: Phương thức khấu trừ, phương thức trực tiếp.

Phương thức khấu trừ

Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn GTGT gồm có: Hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, loại hóa đơn chiếm đa số hiện nay là hóa đơn điện tử.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín như: Viettel, FPT, BKAV, VNPT,….

Phương thức trực tiếp

Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn bán hàng bằng cách lên Chi cục thuế quản lý Doanh nghiệp và làm thủ tục: Mua hóa đơn hoặc phát hành hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, để đảm bảo chắc chắn, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với Cơ quan thuế trực thuộc tình để hỏi về việc mua hóa đơn tại chi cục hay phải phát hành hóa đơn điện tử.

Thời hạn kê khai và nộp thuế

Hạn chậm nhất doanh nghiệp cần thực hiện nộp tờ khai thuế GTGT theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thành lập vào ngày 13/6/2022 rơi vào quý 2 năm 2021, hạn nộp tờ khai thuế GTGT là Quý 2/2022 chậm nhất là ngày 31/7/2022.

9. Khai thuế thu nhập doanh nghiệp

Tiếp đến, doanh nghiệp cần thực hiện khai thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là khoản thuế được tính theo quý hoặc theo năm tính đến thời điểm doanh nghiệp chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc dừng hoạt động.

• Đối với thủ tục khai thuế TNDN tạm tính theo quý: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ khai thuế TNDN tạm tính trước ngày thứ 30 của quý tiếp theo.
• Đối với khai quyết toán thuế TNDN: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ quyết toán thuế trước ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Khai thuế thu nhập doanh nghiệp.

10. Khai thuế thu nhập cá nhân

Bên cạnh thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp nằm trong diện chịu thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp cần phải thu nhập mà không không kể trường hợp có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Nếu doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập trong năm sẽ được lược bỏ thủ tục khai quyết toán thuế TNCN.

Khai thuế thu nhập cá nhân nếu doanh nghiệp nằm trong diện chịu thuế.

• Tính từ thời điểm tháng đầu tiên phát sinh khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng, quý và năm.
• Nếu tổ chức, cá nhân chi trả khoản thu nhập phát sinh thuế khấu trừ trong tháng của tờ khai thuế TNCN lớn hơn 50 triệu đồng cần kê khai và quyết toán thuế theo tháng.
• Tổ chức, cá nhân nếu không thuộc diện trả thuế theo tháng cần quyết toán thuế theo quý.
• Trường hợp không phát sinh thuế TNCN tổ chức, cá nhân chỉ cần nộp tờ khai quyết toán thuế theo năm.

11. Mở tài khoản ngân hàng cho công ty

Ngay khi công ty vừa thành lập, chủ doanh nghiệp cần thực hiện mở tài khoản ngân hàng và thông báo thông tin tài khoản lên Sở kế hoạch và Đầu tư tại địa điểm nơi công ty đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp cần thông báo trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục mở tài khoản ngân hàng thành công.

Một số giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Tờ khai đề nghị mở tài khoản theo mẫu ngân hàng doanh nghiệp chọn mở.
• Bản sao Điều lệ công ty.
• Bản sao có chứng thực CMND, CCCD của người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng.
• Bản sao có chứng thực CMND, CCCD của kế toán trưởng (nếu có).
• Bản sao có chứng thực CMND, CCCD của người giao dịch với ngân hàng (nếu có).

Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thực hiện trong giao dịch với khách hàng và đối tác. Các giao dịch có giá trị lớn hơn 200 triệu đồng bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản để được áp dụng khoản khấu trừ thuế GTGT.

12. Hợp đồng lao động và đóng bảo hiểm xã hội

Mọi loại hình doanh nghiệp nói chung có sử dụng lao động và ký hợp đồng lao động lớn hơn 1 tháng đều có trách nghiệm phải đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên, lao động.

Do đó, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội để tiến hành đăng ký và nộp bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp cần làm thang bảng lương tương ứng để nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động trong 30 ngày tính từ ngày hợp đồng lao động với nhân viên đó có hiệu lực.

13. Một vài câu hỏi thường gặp

Khi thành lập công ty, loại hồ sơ nào quan trọng nhất?

Hồ sơ quan trọng nhất là tờ khai lệ phí môn bài. Hạn chót nộp tờ khai và hoàn thành khoản lệ phí môn bài là trước ngày 30/1 sau 1 năm doanh nghiệp thành lập. Trường hợp nộp chậm doanh nghiệp sẽ bị phạt hoặc khóa mã số thuế.

Công ty mới thành lập cần treo biển hiệu không?

Theo Luật quảng cáo, Điều 34, doanh nghiệp cần treo biển hiệu ngay khi doanh nghiệp chính thức hoạt động. Nội dung bảng hiệu cần có đủ thông tin: Tên công ty, địa chỉ và ,mã số doanh nghiệp theo bản đăng ký thành lập doanh nghiệp đã được chứng nhận.

Có cần mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp?

Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng riêng ngay sau khi thành lập. Sau khi đăng ký thành công tài khoản, doanh nghiệp cần kê khai tài khoản lên Sở kế hoạch và Đầu tư tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Toàn bộ thủ tục cần được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản thành công.

Qua những thông tin chi tiết nêu trên, quý doanh nghiệp đều đã có thể hiểu được công ty mới thành lập cần làm những gì. Tại Thuế Quang Huy, chúng tôi cung cấp dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp trọn gói và hỗ trợ hoàn thành các thủ tục liên quan sau thành lập. Liên hệ với đội ngũ chuyên viên của chúng tôi để tiết kiệm thời gian và chi phí thành lập doanh nghiệp!