Tờ khai thuế điện tử là một trong những báo cáo thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp mới thành lập vẫn còn khá lúng túng trong việc kê khai và nộp tờ khai thuế qua mạng. Để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, Thuế Quang Huy sẽ hướng dẫn báo cáo thuế qua mạng chi tiết và mới nhất. Bên cạnh đó, bài viết cũng sẽ đề cập đến một số lưu ý quan trọng để đảm bảo việc thực hiện khai báo được chính xác.
Nội dung chính
1. Các quy định về báo cáo tờ khai thuế qua mạng?
Nộp tờ khai thuế là bước quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng và thực hiện đúng để tránh bị xử phạt hành chính. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải kê khai thuế ban đầu.
Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế qua mạng (nộp tờ khai thuế điện tử). Các loại thuế phải khai như thuế giá trị gia tăng (VAT), lệ phí môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, v.v.
Hiện nay, có một số loại giấy tờ trong hồ sơ khai thuế không phải do Bộ Tài chính ban hành, tuy nhiên pháp luật có liên quan có quy định về mẫu, doanh nghiệp phải thực hiện theo mẫu quy định. Một số mẫu tờ khai thuế như: tờ khai thuế GTGT tháng, quý, tờ khai thuế TNCN tháng, quý…
Hiện nay, Tổng cục Thuế đã triển khai hệ thống Dịch vụ thuế điện tử (eTax): http://thuedientu.gdt.gov.vn/. Việc áp dụng giao dịch điện tử giữa tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan thuế mang lại nhiều thuận lợi. Một số lợi ích cụ thể của việc nộp thuế qua mạng bao gồm:
+ Tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho người nộp thuế thay vì phải nộp tờ khai trực tiếp tại trụ sở của cơ quan quản lý thuế như trước đây;
+ Việc kê khai thuế qua mạng được thực hiện đơn giản, nhanh chóng, đảm bảo minh bạch;
+ Hồ sơ được lưu trữ trong thời gian dài để tránh mất mát, trùng lặp hoặc hư hỏng. + Dữ liệu được đồng bộ với hệ thống dữ liệu quốc gia;
+ Tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ giấy;
+ Cơ quan thuế cũng như chính phủ quản lý đơn giản và hiệu quả hơn;
3. Hướng dẫn báo cáo thuế qua mạng mới nhất
3.1. Những điều cần chuẩn bị trước khi báo cáo thuế qua mạng
– Là tổ chức đã được cấp mã số thuế
– Có chứng thực chữ ký số
– Thiết bị kết nối internet ổn định với cơ quan thuế
– Có tài khoản mở tại một ngân hàng thương mại
3.2. Quy trình báo cáo thuế qua mạng
Bước 1: Đăng ký & đăng nhập vào hệ thống kê khai thuế qua mạng
Vào website http://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Đăng ký & đăng nhập vào hệ thống kê khai thuế qua mạng.
Sau khi đăng ký thành công, bạn vào trang chủ Thuế điện tử >> chọn “Doanh nghiệp”;
Tên đăng nhập là mã số thuế của doanh nghiệp;
Mật khẩu đăng nhập được tạo tại bước đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử.
Bước 2: Kê khai thuế và nộp tờ khai thuế qua mạng
Để thực hiện bước này, bạn cần chuẩn bị tờ khai thuế cần nộp theo 1 trong 2 cách dưới đây:
Cách 1: Làm tờ khai thuế trực tiếp trên trang Thuế điện tử;
Cách 2: Làm tờ khai trên phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK), kết xuất và lưu tờ khai định dạng XML. Để cài đặt phần mềm HTKK, bạn tải tại Cổng thông tin của Tổng Cục thuế (nên chọn phiên bản mới nhất).
Tại thanh menu, chọn “Khai thuế” >> chọn tiếp “Nộp tờ khai XML” >> rồi “Chọn tệp tờ khai”.
Tại thanh menu, chọn “Khai thuế” >> chọn tiếp “Nộp tờ khai XML” >> rồi “Chọn tệp tờ khai”.
Sau khi nhấn “Chọn tệp tờ khai”, bạn chỉ cần chọn đúng file tờ khai XML đã được kết xuất từ phần mềm HTKK và nhấn “Open” để tải lên hệ thống.
Chọn đúng file tờ khai XML đã được kết xuất từ phần mềm HTKK và nhấn “Open” để tải lên hệ thống.
Bước 3: Ký điện tử và hoàn thành nộp tờ khai thuế
– Cắm usb chữ ký số điện tử (token) vào máy tính;
– Tại giao diện “Nộp tờ khai XML” >> nhấn chọn “Ký điện tử”;
Tại giao diện “Nộp tờ khai XML” >> nhấn chọn “Ký điện tử”;
– Nhập mã số PIN vào cửa sổ vừa hiển thị >> rồi chọn “Chấp nhận”;
Nhập mã số PIN vào cửa sổ vừa hiển thị >> rồi chọn “Chấp nhận”
– Sau khi thực hiện ký điện tử thành công, bạn chọn “Nộp tờ khai” để hoàn tất quy trình.
Sau khi thực hiện ký điện tử thành công, bạn chọn “Nộp tờ khai” để hoàn tất quy trình.
Bước 4: Kiểm tra kết quả nộp tờ khai
Sau khi bạn nộp tờ khai điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi 2 thông báo tại email bạn đã đăng ký, bao gồm:
Thông báo số 1: Ngay sau khi tờ khai được nộp, thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử;
Thông báo số 2: Trong vòng 1 ngày làm việc (tính từ thời điểm cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ), thông báo kết quả nộp tờ khai thành công. Trường hợp chưa thành công, bạn cần điều chỉnh theo yêu cầu trong thông báo của cơ quan thuế.
Bước 5: Tra cứu phần kết quả
Để tra cứu tờ khai thuế điện tử đã nộp, bạn thực hiện theo 3 bước sau đây:
Bước 1: Chọn chức năng “Khai thuế” >> chọn tiếp “Tờ khai”;
Bước 2: Chọn loại tờ khai cần tra cứu;
Bước 3: Nhấp chọn “Tra cứu” và nhận kết quả.
4. Cách để hủy tờ khai thuế đã nộp qua mạng khi muốn điều chỉnh
► Trường hợp nếu bạn tra cứu và phát hiện sai sót trong tờ khai thuế hoặc muốn điều chỉnh nội dung tờ khai, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Lập tờ khai thuế bổ sung và nộp tờ khai đã sửa vào hệ thống;
Cơ quan quản lý thuế phải căn cứ vào dữ liệu tờ khai sửa đổi để ghi nhận kết quả;
Doanh nghiệp không cần hủy tờ khai gốc đã nộp;
► Trường hợp nộp nhầm tờ khai thuế:
Ví dụ: Doanh nghiệp khai thuế theo quý nhưng nộp nhầm tờ khai thuế theo tháng.
Trong trường hợp này, cần gửi lại tờ khai chính xác cho hệ thống.
Khi đó bạn cần làm công văn gửi cơ quan thuế để hủy tờ khai đã nộp nhầm.
Hiện nay, chưa có quy định về mẫu công văn hủy tờ khai thuế. Do đó, doanh nghiệp tự soạn công văn hoặc liên hệ với Thuế Quang Huy để được hỗ trợ tốt nhất.
5. Lưu ý một vài lỗi dễ gặp khi kê khai thuế qua mạng
Lỗi 1: “Tờ khai không đúng định dạng với XSD, sai dữ liệu tại dòng…”
Với lỗi này, có 2 cách xử lý như sau:
► Cách 1: Nếu thực hiện cách 1 mà hệ thống vẫn báo lỗi, cần xem chi tiết lỗi và sửa trực tiếp tại dòng có lỗi bằng ứng dụng Notepad++. Hoặc có thể thực hiện nhấp chuột phải vào tờ khai, chọn Edit để sửa trực tiếp dòng bị lỗi.
► Cách 2: Gỡ bỏ phần mềm HTKK cũ và cài HTKK phần mềm mới nhất. Sau đó tiến hành làm lại tờ khai để nộp lại lên hệ thống Thuế điện tử.
Lỗi 2: Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng
Lỗi này có 4 trường hợp:
– Trường hợp 1: Chữ ký số đã hết hạn. Như vậy cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để tiến hành gia hạn.
– Trường hợp 2: Số series của chữ ký số không khớp với số series đã đăng ký trước đây. Trong trường hợp này cần tiến hành cập nhật lại số series mới trong phần thay đổi thông tin.
– Trường hợp 3: Cắm nhầm chữ ký số của một đơn vị khác. Như vậy sẽ cần tìm đúng chữ ký số của đơn vị cần kê khai thuế điện tử.
– Trường hợp 4: Khi cắm chữ ký số nhưng máy tính chưa nhận. Lúc này cần rút chữ ký số ra và cắm lại.
Lỗi 3: Mã pin sai khi ký kiện tử
Lỗi này là do người dùng nhập sai mã pin được cấp. Để khắc phục bạn cần liên hệ với tổ chức cung cấp mã số thuế cho doanh nghiệp để được cấp lại mã pin chính xác.
6. Một vài câu hỏi liên quan đến báo cáo thuế qua mạng
6.1. Tờ khai thuế là gì?
Tờ khai thuế là văn bản theo mẫu (được trình bày trên bản giấy hoặc điện tử), dùng để kê khai các thông tin nhằm xác định số thuế phải nộp theo quy định.
6.2. Cách nộp báo cáo thuế qua mạng?
Các bước báo cáo thuế qua mạng điện tử, bao gồm:
Bước 1: Đăng ký & đăng nhập vào hệ thống kê khai thuế qua mạng
Bước 2: Kê khai thuế và nộp tờ khai thuế qua mạng
Bước 3: Ký điện tử và hoàn thành nộp tờ khai thuế
Bước 4: Kiểm tra kết quả nộp tờ khai
Bước 5: Tra cứu phần kết quả
6.3. Cách tra cứu sau khi nộp tờ báo cáo thuế?
Để tra cứu tờ khai thuế đã nộp, cần thực hiện theo 3 bước sau đây:
Bước 1: Chọn chức năng ‘Khai thuế’ >> Chọn tiếp ‘Tờ khai’;
Bước 2: Chọn loại tờ khai cần tra cứu;
Bước 3: Nhấp chọn Tra cứu và nhận kết quả.
6.4. Có bắt buộc phải báo báo thuế qua mạng không?
Hiện nay, bắt buộc các doanh nghiệp phải kê khai, nộp tờ khai thuế online (thường được gọi là nộp tờ khai thuế điện tử), chẳng hạn như: Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) qua mạng, kê khai lệ phí môn bài qua mạng, nộp quyết toán thuế TNDN qua mạng, kê khai thuế TNCN qua mạng…
Bài viết trên đây Quang Huy đã cung cấp hướng dẫn báo cáo thuế qua mạng chi tiết nhất cùng một số lỗi thường gặp khi kê khai thuế. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất!
Đánh giá bài viết
Công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế Và Cung Ứng Lao Động Quang Huy
Địa chỉ: 392 Nguyễn Thị Đặng, Khu phố 1, Phường Hiệp Thành, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
Ông Lưu Văn Tuấn là CEO của Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Thuế và Cung ứng lao động Quang Huy. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế, ông Tuấn là một chuyên gia tư vấn cho doanh nghiệp các giải pháp tốt nhất về kế toán - thuế, tài chính.
